Esettanulmány · projektfolyamat · profitszivárgás · 20 fős digitális ügynökség
Tele voltunk munkával. A profit mégis kifolyt a kezünk közül.
Egy 20 fős digitális ügynökségnél a projektek jöttek, a csapat folyamatosan dolgozott, a profit mégis eltűnt a működés réseiben. A FlowSET Sprint után 41%-kal csökkent a projektátfutási idő, 58%-kal esett vissza a nem tervezett módosítási körök száma, és 24%-kal javult a projektfedezet.
projektátfutási idő
becsült éves költségcsökkenés
nem tervezett módosítási kör
projektfedezet javulása
Röviden
Ebben az esettanulmányban megmutatjuk,
- hogyan alakul ki profitszivárgás egy projektalapon működő cégnél,
- miért nem az árazás volt a fő probléma egy 20 fős digitális ügynökségnél,
- hogyan csökkentette a FlowSET a projektfolyamat veszteségeit,
- és hogyan lett az eredmény gyorsabb projektfutás, kevesebb módosítási kör és jobb projektfedezet.
Vannak cégek, ahol a problémát könnyű észrevenni: kevés az ügyfél, üres a naptár, látszik, hogy nincs elég bevétel. És vannak azok a cégek, ahol épp az ellenkezője történik. Tele a naptár, a csapat folyamatosan dolgozik, a projektek jönnek, a hónap végén mégsem marad annyi profit, amennyinek maradnia kellene.
Pont ez történt annál a 20 fős digitális ügynökségnél is, ahol a FlowSET-tel együtt dolgoztunk. Az ügyfelek száma rendben volt, a csapat terhelt volt, az árbevétel első ránézésre nem tűnt rossznak. A vezető mégis hónapról hónapra ugyanazzal a kérdéssel maradt ott: hová tűnik a profit?
Elsőre könnyű lett volna az árazásra gyanakodni. Csakhogy amikor kívülről végignéztük a működést, egészen más rajzolódott ki. A profit nem az árlistában folyt el, hanem a projektfolyamat réseiben: a hiányos projektindításokban, a félreértett briefekben, az újranyitott feladatokban, a szabályozatlan módosítási körökben és az elmosódó belső átadásokban.
A csapat sokat dolgozott. Csak túl sokszor ugyanazon a munkán. A profitot nem egy rossz döntés vitte el, hanem sok apró működési rés.
Ez az esettanulmány arról szól, hogyan derült ki, hogy a profitveszteség nem pénzügyi, hanem működési probléma volt, és hogyan lett ebből gyorsabb projektátfutás, kevesebb visszaforduló munka és javuló projektfedezet.
Miből látszott, hogy a működés viszi el a pénzt?
A probléma nem ott látszott, hogy kevés volt a projekt. Ott látszott, hogy a sok munka és a tényleges eredmény valahogy nem találkozott.
A projektek újra és újra visszafordultak
Lezárt feladatok nyíltak újra, briefek csúsztak félre, ugyanaz a munka több körben tért vissza a csapathoz.
A módosítási körök elszabadultak
Apró plusz kérések épültek be a projektekbe úgy, hogy közben senki nem nevezte nevén, hogy ez már új igény.
A belső átadások veszteséget termeltek
A stratégia, a kreatív, a kivitelezés és az ügyfélkapcsolat között túl sok információ mozgott szóban, több verzióban vagy hiányosan.
A vezető nem látta, pontosan hol folyik el a profit
Érezhető volt, hogy valami nincs rendben, de nem látszott egyértelműen, melyik működési pont termeli a veszteséget.
Mi volt a valódi probléma?
A FlowSET Áttekintés során nem azt kerestük, ki hibázott. Azt néztük meg, hol veszít pénzt a rendszer akkor is, amikor mindenki dolgozik.
1. A projekt elején nem született valódi döntés
Sok projekt úgy indult el, hogy az ügyféligény, a keret, a felelősség és a pontos elvárás nem volt teljesen tiszta. Ami az elején nem derül ki, az később mindig drágábban jön vissza.
2. A scope nem volt megvédve
A plusz igények és módosítások észrevétlenül épültek be a napi munkába. A csapat dolgozott, a projekt haladt, csak közben senki nem vette észre, hogy a cég ingyen termel plusz munkát.
3. A belső átadások túl sok visszaforduló kört engedtek be
A briefek, jóváhagyások és átadások nem mindig tiszta formában mentek tovább, ezért a munka nem lineárisan haladt, hanem újra és újra visszafordult a rendszerben.
Mit csinált a FlowSET a projektfolyamatokkal?
A cél nem az volt, hogy a csapat gyorsabban dolgozzon, hanem az, hogy kevesebbszer kelljen ugyanazt a munkát újra elvégezni.
1. Projektindítási kapu
Rögzítettük, milyen információk nélkül nem indulhat el munka: cél, scope, felelősök, döntési pontok, átadások.
2. Scope- és módosítási szabályok
Egyértelművé tettük, mi tartozik bele a projektbe, és mi számít új igénynek vagy plusz körnek.
3. Tiszta belső átadások
Meghatároztuk, milyen információnak kell továbbmennie a következő szereplőhöz, hogy ne nyíljanak újra a feladatok.
4. Projektzárási tanulási pontok
A lezárásból visszacsatolás lett: hol csúszott a projekt, miért fordult vissza a munka, és mit kell a következőnél megelőzni.
Mi változott három hónap alatt?
projektátfutási idő
becsült éves költségcsökkenés
nem tervezett módosítási körök
projektfedezet javulása
A legfontosabb eredmény mégsem csak az volt, hogy gyorsabbak lettek a projektek. Hanem az, hogy végre láthatóvá vált, hol veszít pénzt a cég, és ezáltal kezelhetővé vált a profitszivárgás.
Mit jelentett ez a napi működésben?
- Kevesebb lett a visszaforduló és újranyitott munka a projektekben.
- Az ügyfélkérések és plusz körök sokkal korábban láthatóvá váltak.
- A belső átadások tisztábbak lettek, kevesebb félreértéssel.
- A vezető pontosabban látta, melyik projekt hol és miért veszít fedezetet.
- A sok munka végre nagyobb arányban hozott tényleges eredményt és profitot.
A cél nem az volt, hogy mindenki még többet dolgozzon, hanem az, hogy a cég végre ne ugyanarra a munkára égessen el ennyi energiát.
Honnan tudható, hogy profitszivárgás van a működésben?
Gyakori kérdések
Miből látszik, hogy nem az árazás, hanem a működés viszi el a profitot?
Ha tele a naptár, terhelt a csapat, mégsem marad arányos eredmény, és a projektek rendszeresen visszafordulnak vagy plusz körökkel futnak, akkor jó eséllyel működési profitszivárgásról van szó.
Miért veszélyesek a nem szabályozott módosítási körök?
Mert észrevétlenül építenek be plusz munkát a projektbe. A csapat dolgozik, de a cég közben olyan feladatokra is időt éget, amelyekre nem épül plusz bevétel.
Mitől javul a projektfedezet működésfejlesztéssel?
Attól, hogy kevesebb visszaforduló munka, tisztább projektindítás, jobb scope-védelem és egyértelműbb belső átadások mellett kevesebb lesz a rejtett veszteség a projektekben.
Mit nyer egy ügynökség egy tisztább projektfolyamattal?
Gyorsabb projektátfutást, kevesebb nem tervezett módosítást, pontosabban látható fedezetet és nagyobb profitot ugyanabból a munkamennyiségből.
Nem több projekt kell. Olyan működés kell, ami megtartja a profitot.
A FlowSET Működési Áttekintés megmutatja, hol fordul vissza a munka, mely pontokon csúszik ki a fedezet a rendszerből, és hogyan lehet a projektfolyamatot úgy újrarendezni, hogy a sok munka végre valóban eredményt is hozzon.